Peran Sistem Teknologi Informasi Dalam Mendukung Proses Akademik di UII

Tulisan ini mengulas tentang teknologi sistem informasi di UII (Universitas Islam Indonesia) Yogyakarta yang menurut pengalaman saya selangkah lebih maju dari perguruan tinggi lainnya.. Saya merasakan sendiri ketika saya menempuh S1 di UII. UII adalah sebuah perguruan tinggi swasta yang punya keunggulan bersaing dalam berbagai hal termasuk sistem informasinya.

Era Teknologi Komunikasi dan Informasi telah merubah hampir semua aktifitas kehidupan manusia yang menyentuh fungsi pelayanan di berbagai organisasi, tidak terkecuali lembaga pendidikan tinggi seperti UII. Lebih cepat, akurat dan nyaman adalah fungsi pelayanan, sebuah keunggulan bersaing melalui aplikasi Sistem dan Teknologi Informasi (STI), sehingga para pengguna dapat mengakses informasi dari mana saja, kapan saja dengan bantuan alat-alat komunikasi yang dari waktu ke waktu berkembang sedemikian cepatnya. Adapun untuk mengantisipasi perubahan dan perkembangan di dalam penerapan STI, UII membentuk badan yang diberi nama Pusat Komputer yang kemudian sekarang diganti namanya menjadi Badan Sistem Informasi.

Untuk mencapai tujuan tersebut maka secara operasional Pusinfo dikepalai oleh seorang Chief Information Officer (CIO) yang dibantu dengan bagian administrasi dan didukung oleh divisi-divisi yang terdiri atas tiga bidang tugas, masing-masing dipimpin oleh satu orang manager, yaitu :

1. Jaringan Komputer dan Komunikasi
2. Pengembangan Sistem
3. Manajemen Data

UII handal dalam teknologi sistem informasi yang bermanfaat dan bernilai strategik kepada semua Stakeholder, yang terdiri dari stakeholder internal dan eksternal. Stakeholder internal terdiri dari semua lembaga di dalam universitas (seperti yayasan, program studi, pusat-pusat, strategic business unit, dan unit kegiatan mahasiswa) dan para aktor yang berada di dalamnya (seperti mahasiswa, dosen, manajemen, dan staf yang lain). Stakeholder eksternal terdiri dari alumni, orang tua mahasiswa, pemerintah, industri, dan masyarakat umum.

Selama menjadi stakeholdernya, saya berpendapat Badan Sistem Informasi UII berhasil dalam hal :

1. Kualitas. Menyediakan produk dan layanan yang berkualitas sesuai kebutuhan komunitas end-user dan memberikan nilai tambah kepada end-user. Menyediakan produk dan layanan sistem informasi (SI) / teknologi informasi (TI) secara efisien dan efektif
2. Akuntabilitas. Mempertanggungjawabkan semua sumberdaya yang digunakan dalam menjalankan tugasnya. Melakukan perbaikan yang berkelanjutan dan mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan teknologi dan proses bisnis masa depan.
3. Berorientasi pengguna. Menyediakan produk dan layanan secara profesional dan menempatkan kepuasan end-user sebagai ukuran kesuksesan.
4. Nilai tambah. Memberikan produk dan layanan yang memungkinkan sivitas akamedika menjadi yang terbaik dalam pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Memberikan kontribusi terhadap nilai bisnis universitas.
5. Kelincahan dan responsivitas. Secara aktif merespon kebutuhan akan produk dan layanan baru.
6. Integritas. Menjalankan apa yang telah direncanakan dengan menjaga nilai-nilai saling menghormati dan kejujuran dengan pihak-pihak lain yang terkait.

Dalam satu dasawarsa terakhir telah banyak kontribusi yang diberikan Badan Sistem Informasi untuk kemajuan di dalam internal organisasi UII, diantaranya yang paling signifikan adalah pembuatan dan pengembangan : Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mencakup berbagai bidang seperti akademik, keuangan, alumni, perpustakaan, kearsipan, inventaris, dan sumber daya manusia. Adapun produk yang menjadi unggulan UII adalah Layanan Informasi Akademik (LIA) yang bisa diakses melalui internet yang diluncurkan tahun 2002. Layanan ini memberikan:

1. Akses kepada orang tua mahasiswa dan dosen untuk mengetahui prestasi yang dicapai mahasiswa.
2. LIA tersebut juga dilengkapi dengan layanan mahasiswa untuk mengisi Rencana Akademik Semester (RAS) via Internet. Layanan ini sudah dikembangkan untuk dapat dilakukan dengan media komunikasi seperti Personal Data Assistent (PDA), dan Handphone.

UII juga sudah melakukan pembangunan dan pengembangan Internet Service Provider (ISP) sendiri pada tahun 2001 yang bertujuan untuk membuat unit bisnis berbasiskan STI, terutama pada pelayanan jasa akses internet baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. Unit ini dikenal dengan nama UIINet. Adapun keunggulan jasa layanan ini adalah mengutamakan pada jaminan akses internet dengan menggunakan menggunakan konsep multipaltform.